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30. Juni 2021

Fahrt- und Reisekosten

Die wesentlichen Tätigkeiten der Mitarbeiter in landwirtschaftlichen Lohnunternehmen werden nicht in der Betriebsstätte des Arbeitgebers (erste Tätigkeitsstätte) ausgeführt, sondern bei den Kunden des Arbeitgebers. Dies gilt sowohl für die Führer von landwirtschaftlichen Arbeitsmaschinen, die Fahrer im Transportbereich oder die Maschinisten von Baggern, Radladern, Hackern und Ähnlichen.

Bei den Tätigkeiten der Mitarbeiter handelt es sich also i.d.R. um sogenannte Auswärtstätigkeiten, also Tätigkeiten beim Kunden. In diesem Fall kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter hier entsprechende Beträge steuerfrei neben dem vereinbarten Arbeitslohn auszahlen, wenn die Voraussetzungen jeweils erfolgt sind.

  1. Fahrtkosten
  2. Der Mitarbeiter führt für sein Unternehmen (seinen Arbeitgeber) Dienstfahrten mit seinem eigenen Fahrzeug aus, z.B. er übernimmt Dienstfahrten zu Kunden, fährt zu einer auswärts untergebrachten Maschine, fährt für den Arbeitgeber zum Ersatzteilhandel u.Ä. In diesem Fall kann der Mitarbeiter entsprechende Aufzeichnungen über die betrieblich gefahrenen Kilometer erstellen, und der Arbeitgeber kann diese Fahrtkosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Das einfachste ist die Pauschal-Erstattung, hier können 30 Cent pro gefahrenen Kilometer gezahlt werden, wenn es sich um die Nutzung eines Kraftwagens handelt. Bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (z.B. Motorrad) beträgt die Erstattungsmöglichkeit 0,20 Euro je Fahrtkilometer.

Dies ist nicht zu verwechseln mit einer möglichen, pauschalisierungsfähigen Erstattung für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

  • Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeuges

In verschiedenen Unternehmen ist es nicht unüblich, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Dienstfahrzeuge überlässt. Hierbei handelt es sich im Regelfall um PKWs oder um Fahrzeuge, die die Finanzverwaltung als PKWs betrachtet, dieses wären sogenannte SUVs oder Kombifahrzeuge. Auch der frühere „Trick“, einen SUV / Geländewagen als LKW zuzulassen wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich nicht mehr akzeptiert.

  • Eine Sonderregelung gibt es für sogenannte Werkstattwagen, d.h. Betriebsfahrzeuge, die nach Art ihrer Ausstattung und Nutzung grundsätzlich nicht für private Zwecke geeignet sind. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass bei Nutzung eines solchen Fahrzeuges die private Mitnutzung grundsätzlich nicht zum Tragen kommt.
  • Bei Nutzung eines PKWs wird diese jedoch grundsätzlich unterstellt. Im Arbeitsvertrag könnte eine solche Privatnutzung jedoch ausgeschlossen werden. Voraussetzung ist natürlich, dass das Fahrzeug auch tatsächlich nicht für private Zwecke genutzt wird, zum anderen den Mitarbeiter privat ein ähnliches Fahrzeug für seine privaten Zwecke zur Verfügung steht. Ein Verstoß gegen eine solche Vereinbarung im Arbeitsvertrag würde nicht nur steuerrechtliche, sondern auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
  • Bezüglich der privaten Nutzung von betrieblichen PKWs (Betriebsfahrzeuge) gibt es ein beachtenswertes, neues Urteil des Finanzgerichts Niedersachsens. Hier ging das zuständige Finanzamt von einer privaten Mitnutzung eines Kombifahrzeuges aus und unterwarf dieses Fahrzeug anlässlich einer Steuerprüfung nachträglich der 1%-Regelung. Der Fahrzeugnutzer besaß allerdings noch einen alten Mercedes, Baujahr 1997 im privaten Bereich. Das Finanzamt hatte dieses Fahrzeug unberücksichtigt belassen, da es nicht mit dem Kombi vergleichbar wäre. Das Finanzgericht Niedersachsen vertrat eine andere Auffassung und geht davon aus, dass der alte Mercedes im Gebrauchswert und Status mindestens vergleichbar mit dem neuen Kombi sei. Das Finanzgericht bestimmt den Gebrauchswert also über den Nutzwert, d.h. die Brauchbarkeit und die Eignung für bestimmte Zwecke und Funktionen. Sollte sich diese Entscheidung durchsetzen, wäre dies ein Meilenstein in der Beurteilung der 1%-Regelung!
  • Sofern das Fahrzeug von den Mitarbeitern ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt wird, ist die Handhabung unproblematisch, d.h. es handelt sich um Betriebskosten.
  • Nur wenn das Fahrzeug vom Mitarbeiter für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und / oder für reine Privatfahrten genutzt wird, kommt eine steuerliche Berücksichtigung bei der Lohnabrechnung in Betracht. Insbesondere die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sind ziemlich bedeutungslos, wenn der betreffende Mitarbeiter ansonsten nur Auswärtstätigkeiten vornimmt. Problem sind die Mitarbeiter im Innendienst, wie z.B. Disponenten. Bei diesen überwiegt der Innendienst vor der Auswärtstätigkeit!

Wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug also für reine Privatfahrten und / oder ggf. für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt, kommt eine Berücksichtigung bei der Lohnabrechnung in Betracht, d.h. der Vorgang wäre steuer- und sozialversicherungspflichtig. Man darf jedoch bereits an dieser Stelle feststellen, dass die sich tatsächlich, ergebenden Steuerbeträge für den Arbeitnehmer sicherlich geringer sind als wenn sich der Arbeitnehmer ein gleichwertiges Fahrzeug kaufen würde und dieses unterhalten müsste.

  • Für die reinen Privatfahrten wird pro Monat ein steuerpflichtiger Ansatz in Höhe von 1% des Bruttolistenpreises (inkl. Sonderausstattung) bei Erstzulassung in Ansatz gebracht. Dies gilt also auch für Jahreswagen, Gebrauchtwagen usw. Wenn Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Betrieb) anfallen, gibt es eine besondere, pauschalisierte Berücksichtigung. Ähnliches gilt, wenn der Arbeitnehmer ein Betriebsfahrtzeug nur gelegentlich nutzt.

Alternativ wird es von der Finanzverwaltung anerkannt, dass nach tatsächlicher Nutzung des Fahrzeuges abgerechnet wird, d.h. es müssen dann nur die Fahrten versteuert werden, die privat getätigt wurden. In diesem Fall ist jedoch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen. Diese Methode ist grundsätzlich zu empfehlen, da sie gerade bei denjenigen, die viel betrieblich fahren zu einem Steuervorteil führen, jedoch sollte der erhebliche Arbeitsaufwand in keinster Weise unterschätzt werden.

  1. Reisekosten
  2. Bei den Reiskosten haben wir drei Unterarten, nämlich die Verpflegungsmehraufwendungen, die Übernachtungskosten und die sogenannten Reisenebenkosten.
  3. Diese Reiskosten kann der Arbeitnehmer als Werbekosten in seiner Einkommensteuererklärung steuermindernd ansetzen, oder aber der Arbeitsgeber erstattet diese komplett oder zum Teil an seinen Mitarbeiter. Hier betrachten wir die Kosten, die der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter steuer- und grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei neben dem Arbeitslohn erstatten kann. Das steuerliche Reisekostenrecht ist in der Vergangenheit mehrfach geändert worden. Zuletzt mit dem Jahressteuergesetz 2019.
  4. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen handelt es sich um Aufwendungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zahlt, da er bei einer auswärtigen Verköstigung eben erhebliche Mehraufwendungen hat, als wenn er sich zu Hause verköstigt hätte. Die Verpflegungsmehraufwendungen sind länderabhängig, d.h. würde Ihr Mitarbeiter im Ausland für Sie arbeiten, wären spezielle Beträge für das jeweilige Land zu berücksichtigen. Wir betrachten im nachfolgenden nur die Verpflegungsmehraufwendungen, die bei einer Tätigkeit im Inland gezahlt werden. Seit vielen Jahren können den Mitarbeitern die Aufwendungen nicht nach tatsächlichen Kosten (Belegen) erstattet werden, sondern nur nach festen, vom Gesetzgeber vorgegebenen Beträgen. Reiskosten können nur berücksichtigt werden, wenn sie durch eine so gut wie berufliche Auswärtstätigkeit entsteht. Eine solche Auswärtstätigkeit liegt immer vor, wenn der Arbeitnehmer

 – vorübergehend,

– außerhalb seiner Wohnung,

– an keiner ersten Tätigkeitstätte,

– beruflich

tätig wird.

Ebenfalls wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen, beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Einsatzstellen oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

  • Verpflegungsmehraufwendungen

Bei einer Abwesenheit von der Wohnung und dem Mittelpunkt der beruflichen / betrieblichen Tätigkeit, sind folgende Beträge als Verpflegungsmehraufwendungen anzusetzen:

  1. Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden können täglich bis zu 14 Euro erstattet werden.
  2. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden kann ein Betrag von bis zu 28 Euro erstattet werden.

Erwähnenswert ist in diesem Fall auch noch eine Sonderregelung, die steuerlich sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer interessant ist. Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG eine höhere Erstattung leisten und kann diese pauschal mit 25% versteuern. Die steuerfreien Pauschalen dürfen bis zu 100% überschritten werden, d.h. der Arbeitgeber könnte dem Mitarbeiter max. 28 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden oder 56 Euro bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden auszahlen.

Der Vollständigkeithalber sei ausgeführt, dass die vorgenannte Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen bei derselben Auswärtstätigkeit auf einen Zeitraum von drei Monaten beschränkt ist. Diese 3-Monats-Frist gilt nur für die Verpflegungsmehraufwendungen, nicht für die Fahrtkosten. Für die üblichen Tätigkeiten im landwirtschaftlichen Lohnunternehmen dürfte diese Vorschrift jedoch von untergeordneter Bedeutung sein.

  • Übernachtungskosten

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer ohne Einzelnachweis die nachfolgenden Übernachtungskosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

  • Im Inland pauschal in Höhe von 20 Euro pro Tag und Übernachtung.
  • Im Ausland pauschal die Übernachtungsgelder in der durch das jeweilige Auslandsreisekostengesetzt festgelegten Höhe.

Alternativ kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber natürlich die Übernachtungskosten in voller Höhe erstatten, die durch Belege (Hotelrechnung) nachgewiesen werden.

Die pauschalen Erstattungsbeträge darf der Arbeitnehmer nicht bei der Einkommensteuererklärung geltend machen, diese gelten ausschließlich für die pauschale Erstattung bei dem Arbeitgeber.

Die Pauschbeträge dürfen nur steuerfrei erstattet werden, wenn dem Arbeitnehmer keine ordnungsgemäße Unterkunft vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Zur Unterkunft zählt auch die Schlafkabine in einem LKW.

  • Reisenebenkosten

Fallen bei einer Auswärtstätigkeit Reisenebenkosten an, so können diese dem Arbeitnehmer in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe ersetzt werden. Die Nachweise hat der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren, als Reisenebenkosten werden z.B. betrachtet:

  • Straßenbenutzungs- und Parkplatzgebühren
  • Schadenersatzleistungen in Folge von Verkehrsunfällen.
  • Unfallversicherungen, insoweit sie ausschließlich Berufsunfälle außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstelle abdecken.
  • Kreditkartengebühren, soweit sie auf Auswärtstätigkeiten entfallen.